Terkait kegiatan pendataan yang dilakukan oleh dinas pendidikan, seringkali sekolah mendapatkan banyak kuisioner yang harus di isi. Jumlah lembaran kuisionernya pun tidak kurang dari 5 halaman (bolak/balik). Jangankan validitas data, menulis data ke lembar kuisionernya pun perlu “niat ” (kalau tidak, pasti males banget tuh ngisi kuisioner). Satu sisi kasihan sekolah (terutama tenaga TU/petugas pengisi kuisioner), sisi lain dinas pendidikan pun memerlukan data yang valid.
Kalau dicermati, kuisioner tersebut umumnya akan merangkum data sebagai berikut:
- Identitas (profil) sekolah
- Siswa, kelas (rombongan belajar)
- Kelengkapan sarana dan prasarana
- Ketenagaan
- Kurikulum yang digunakan
- Biaya
Lebih detail, data siswa umumnya dikelompokkan dalam kategori berikut:
- Siswa baru yang diterima menuru sekolah asal dan jenis kelamin
- Siswa baru tingkat 1 menurut umur dan jenis kelamin
- Siswa menurut tingkat dan agama
- Kelas (rombongan belajar) dan siswa menurut tingkat dan jenis kelamin tiap Program Pengajaran (khusus SMP/MTS/SMA/MA)
- Kelas (rombongan belajar) dan siswa menurut tingkat dan jenis kelamin tiap Bidang Keahlian dan Akreditasi Bidang Keahlian (khusus SMK)
Pertanyaannya adalah
Data seperti apa yang harus di siapkan sekolah, sehingga semua isian kuisioner tersebut dapat terisi sempurna dengan tetap terjaga validitasnya.
Mungkin tips and trick di bawah ini dapat membantu sekolah untuk mengurangi kesulitan terkait kebutuhan dan validitas data yang diminta.
Tips and Trick
1. Membuat Nomor Induk Siswa dengan mudah
Nomor Induk Siswa di sekolah biasanya terdiri dari 8 digit angka. 4 digit pertama menandakan tahun ajaran dimana siswa mulai masuk sekolah dan 4 digit terakhir adalah nomor unik siswa tersebut. Contoh:
Abdillan Zuhdi Arkan, siswa kelas 7 di suatu SMP memiliki Nomor Induk 08090001
Bayangkan, bila ada 400 siswa baru, maka petugas Tata Usaha (yang membuat daftar absesni) harus memasukkan digit “0809″ secara berulang sebanyak 400 kali untuk setiap siswa. 
Perhatikan gambar berikut:
Membuat penomoran secara otomatis:
- Buat susunan data seperti terlihat pada gambar di atas (Kolom “NO” harus ada)
- Pada cell B5 ketikkan formula berikut:
=”0809″&REPT(“0″;4-LEN(A5))&A5
- Maka pada cell B5 akan muncul nomor “08090001″
- Copy formula tersebut dan paste kan pada data di bawahnya.
2. Menghitung usia siswa
Perhatikan gambar berikut dan sesuaikan kolomnya:
Menghitung usia siswa:
-
Persiapkan tanggal acuan (perhatikan Cell B1)
-
Siapkan kolom “| tahun | bulan | hari |” di sebelah kanan tanggal lahir siswa
-
Untuk menghitung usia siswa (dalam satuan tahun) Pada Cell H5 isikan formula berikut:
=DATEDIF(G5;$B$1;”y”)
-
Untuk menghitung usia siswa (dalam satuan bulan) Pada Cell I5 isikan formula berikut:
=DATEDIF(G5;$B$1;”ym”)
-
Untuk menghitung usia siswa (dalam satuan bulan) Pada Cell J5 isikan formula berikut:
=DATEDIF(G5;$B$1;”md”)
3. Menghitung jumlah siswa berdasarkan jenis kelamin (yang dimiliki 
)
Perhatikan gambar berikut:
Untuk mengetahui jumlah siswa berdasarkan jenis kelamin:
-
Pada Cell E17 isikan formula berikut:
=COUNT(A5:A15)
-
Pada Cell E18 isikan formula berikut:
=COUNTIF(E5:E15;”L”)
-
Pada Cell E19 isikan formula berikut:
=COUNTIF(E6:E16;”P”)
4. Manfaatkan fungsi “Autofilter“
Perhatikan gambar berikut:
Fungsi Autofilter:
-
Lanjutkan data siswa dengan melengkapi informasi “alamat, kelas, agama, jenis dan sekolah asal”
-
Pilih salah satu Cell pada header yang ada (misal Cell “Kelamin”)
-
Klik Menu Data –> Filter –> Autofilter
Dengan ini akan memudahkan kita untuk mengelompokkan data sesuai kriteria yang diminta.
Semoga membantu dan kalau berminat untuk melihat file excel yang digunakan dalam contoh tutorial ini silahkan download.
